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Los procedimientos que vuelven ineficaces a las empresas.

07/05/2008

Elaborado por: Tomás Martínez Montenegro

Asesor académico y empresarial CENFASS

Una organización sin procedimientos se convierte en un barco sin rumbo, ya que no sabe donde esta ni como debe hacer para llegar a un punto. El establecimiento de procedimientos no debe convertirse en una excusa para agregar cuellos de botellas en las empresas, los cuales causan malestar a sus clientes, trabajadores y a la comunidad en general. Un procedimiento debería convertirse en una herramienta que ayude a la productividad y competitividad de una organización empresarial.

Ahora bien, teniendo en cuenta lo anterior, se menciona a continuación una forma adecuada de establecer procedimientos en las empresas:

1. Conocer el objetivo de estructurar el procedimiento

2. Analizar los beneficios que este procedimiento agrega a la productividad de la empresa. Todo paso que en el procedimiento no agrega valor, debe en lo posible, ser eliminado.

3. Verificar el conocimiento y manejo del procedimiento por parte del talento humano implicado de ejecutarlo.

4. Documentar el procedimiento

5. Realizar las modificaciones al procedimiento teniendo en cuenta los requerimientos justificados de los clientes, trabajadores u otro ente.

En cuanto al caso de ineficacia y poca celeridad que se presenta en algunas organizaciones, especialmente las del sector público, se puede decir que se debe básicamente a los siguientes factores:

- Alta burocracia

- Tramitología

- Corrupción

- Falta de conocimiento de los funcionarios en cuanto a los procedimientos se refiere

- Negligencia y falta de compromiso con los clientes y otras agentes de la entidad

- Disposiciones legales que hacen lentas a las organizaciones públicas.

Finalmente, es relevante mencionar que existen grandes oportunidades de mejora al interior de muchas entidades públicas en cuanto al tema de los procedimientos se refiere. Es por esto, que se les hace un llamado a sus directivos a tomar medidas correctivas y preventivas para eliminar aquellos procedimientos ineficaces y que no agregan valor.

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